Stichting De Haagse Scholen
De afgelopen jaren heeft het Team Facilitair een koers ingezet om de basis dienstverlening en het team op orde te krijgen. Om te professionaliseren wil De Haagse Scholen advies om de Facilitaire Servicedesk verder te optimaliseren. Er was behoefte aan een praktisch advies, duidelijke werkinstructies (die zijn geïmplementeerd en gedocumenteerd) en mogelijk een eerste aanzet voor een verbetertraject met een realistische planning voor de uitvoering van het plan.
Om de werkzaamheden van de Facilitaire Servicedesk te versnellen en de processen te vereenvoudigen, zijn er de afgelopen jaren diverse standaardisatie/automatiseringstrajecten ingezet, waarvan een traject (toegang voor externe leveranciers tot het FMIS Planon, waarbij de test succesvol is afgerond) nog verder moet worden uitgerold. De medewerkers van de Facilitaire Servicedesk geven echter aan dat de werkdruk te hoog is om dit soort werkzaamheden op korte termijn op te pakken. Het is niet helemaal duidelijk waardoor de werkdruk als hoog wordt ervaren. Men wil inzicht krijgen in de oorzaak en de mogelijke oplossingen. Ook wil men een verbeterslag maken om de dienstverlening te professionaliseren, zowel voor de scholen, collega’s als voor de externe partijen.
Om tot een uiteindelijk advies te komen, is een aantal gesprekken gevoerd om de verschillende ervaringen en mogelijke verbeter ideeën te inventariseren:
1. Gesprekken met de Facilitaire Servicedesk en Facilitair Adviseurs
2. Gesprek met Secretariaat
3. Meeloopdagen met de Facilitaire Servicedesk
4. Interviews met schooldirecteuren
5. Interviews met externe adviseurs op gebied van installatietechniek, bouwkunde en verduurzaming
6. Interview met Inkoop
7. Interview met Beleidsadviseur
8. Interviews met enkele onderhoudspartijen
Daarnaast is informatie verzameld via de verschillende beschikbare documenten.
Inmiddels is het adviesrapport geaccordeerd en is TolTrack ook gevraagd om de uitvoer van alle adviezen te begeleiden en voor het Team Facilitair een heidag in het najaar van 2023 te organiseren.